Kortlægning før AI: sådan finder du de opgaver, der er værd at automatisere

AI sparer tid, hvor arbejdet er gentagende, data er tilgængelige, og resultatet er let at tjekke. For at finde de steder skal du ikke starte med teknologien. Du starter med, hvordan teamet arbejder i dag.

Trin 1: en liste over opgaver

Tal med dem, der udfører arbejdet, ikke kun med deres chefer. Bed hver af dem om en liste over opgaver, der går igen hver uge eller hver måned. Notér for hver opgave:

• hvor ofte den går igen,
• hvor lang tid den tager hver gang,
• hvor mange der udfører den,
• hvor input kommer fra, og hvor resultatet ender.

Det giver det vigtigste tal: hvor mange timer om måneden virksomheden bruger på hver opgave. Det overrasker ofte, fordi et enkelt kvarter, som flere personer gentager snesevis af gange om måneden, bliver til snesevis af timer.

Trin 2: vurder hver opgave

Svar på fem spørgsmål for hver opgave:

1. Har den en gentagende struktur? En opsummering af en kundesamtale har det. En forhandling med en nøglekunde har det ikke.
2. Er input digitalt? Optagelser, mails, dokumenter i et system. Noter i en notesbog skal først digitaliseres.
3. Hvad koster en fejl? En fejl i et internt resumé er noget andet end en fejl i et tilbud til en kunde. Vi skrev mere om det i artiklen om AI-hallucinationer.
4. Er resultatet let at tjekke? Tager kontrollen lige så lang tid som selve arbejdet, forsvinder besparelsen.
5. Hvilke systemer skal den kobles til? CRM, mail, Slack, kodearkivet, faktureringssystemet. Hver integration er arbejde, men også det, der gør, at automatiseringen faktisk virker.

Trin 3: prioriter

Saml resultaterne i én tabel. For eksempel:

De bedste kandidater til en første implementering har mange timer, lav pris ved fejl og lav sværhedsgrad. Opgaver med høj pris ved fejl forsvinder ikke fra listen, men de kræver sikkerhedsforanstaltninger og en person, der godkender resultatet.

Trin 4: mål før

Før du bygger noget, så mål, hvor lang tid opgaven tager i dag. Uden det tal har du bagefter kun en fornemmelse af, at »det går hurtigere«, ikke hvor meget hurtigere, eller om det betaler sig.

Trin 5: pilot og beslutning

Indfør én eller to opgaver fra toppen af listen for en lille gruppe. Efter et par uger sammenligner du tid og kvalitet med målingen fra før. Det, der betaler sig, udvider du. Det, der ikke betaler sig, slår du fra. At slå en automatisering fra, der ikke virkede, er en lige så god beslutning som at udvide en, der virkede.

Spørgsmål om data

Kortlægningen er også et godt tidspunkt at fastlægge reglerne:

• Hvilke data må sendes til modellen, og hvilke må ikke forlade virksomheden?
• Hvor behandles data, og har leverandøren en databehandleraftale med dig i overensstemmelse med GDPR?
• Bruger leverandøren dine data til at træne modeller?
• Hvem i virksomheden ejer hver automatiseret proces?

Hvornår AI ikke betaler sig

Sjældne opgaver, opgaver, der kræver vurdering og ansvar uden en hurtig måde at tjekke resultatet på, og processer, der bygger på data spredt på papir og i medarbejdernes hoveder. Der giver det ofte mere at få styr på processen end at indføre AI.

Sådan starter vi hver implementering: med en kortlægning og en prioriteret liste over opgaver, som bliver hos dig, selv hvis vi ikke bygger noget. AI Boost starter ved 21 000 kr ekskl. moms. Læs mere om vores ydelse AI Boost.