Jak napisać brief dla agencji, żeby dostać porównywalne oferty

Brief nie musi mieć dwudziestu stron. Musi odpowiadać na te same pytania, które i tak padną na pierwszym spotkaniu. Jeśli odpowiesz na nie na piśmie, każda agencja wyceni to samo, a Ty porównasz oferty, a nie interpretacje.

Co musi być w briefie

1. Cel biznesowy, a nie produkt. Nie „nowa strona”, tylko „więcej zapytań od firm z naszej branży” albo „handlowcy przestają przepraszać za stronę, wysyłając link”. Jeśli masz liczbę, podaj ją.
2. Kontekst. Kim jesteście, co sprzedajecie, komu i z kim konkurujecie. Link do obecnej strony i materiałów, które już macie.
3. Zakres. Co ma powstać i co już istnieje. Czy są treści, zdjęcia, marka? Czy potrzebne są wersje językowe albo integracja z CRM?
4. Ograniczenia. Termin, który naprawdę coś znaczy, na przykład targi albo premiera, i systemy, z których nie zrezygnujecie.
5. Budżet. Chociaż widełki. Bez nich agencje zgadują: jedna wyceni wersję minimum, druga wszystko, co da się zrobić.
6. Kto decyduje. Kto akceptuje projekt i ile osób będzie dawać feedback. To realnie zmienia harmonogram.
7. Jak wybierzecie. Cena, termin, doświadczenie w branży, sposób pracy. Agencja, która wie, jak będzie oceniana, odpowie na to, co dla Ciebie ważne.

Dlaczego warto podać budżet

Wiele firm ukrywa budżet, bo boi się, że agencja „wyda wszystko”. W praktyce brak budżetu daje odwrotny efekt: dostajesz oferty, których nie da się zestawić, bo każda opisuje inny projekt. Najniższa cena często oznacza najwęższy zakres, a nie najlepszą wycenę.

Lepiej podać widełki i zapytać, co się w nich zmieści. Jeszcze lepiej poprosić o warianty: co dostaniesz za dolną granicę, co za górną i co zostaje na później. Wtedy rozmawiasz o decyzjach, a nie o rabatach.

Czego lepiej nie pisać

• Listy przymiotników. „Nowoczesna, dynamiczna, profesjonalna” pasuje do każdej firmy. Zamiast tego podaj trzy marki, które Ci się podobają, i napisz, co konkretnie w nich lubisz.
• Gotowych rozwiązań zamiast problemów. „Potrzebujemy chatbota” zamyka rozmowę. „Klienci pytają handlowców o te same pięć rzeczy” otwiera ją, a rozwiązanie może okazać się prostsze.
• Wymagań na zapas. Każda funkcja w briefie trafia do wyceny. Jeśli coś jest „miło by było”, oznacz to wprost.

Jak porównać odpowiedzi

Poproś każdą agencję o te same informacje i zestaw je w tabeli:

• zakres w punktach, a nie w akapitach,
• harmonogram z tym, co dostajesz w którym tygodniu,
• liczbę kierunków i rund poprawek,
• kto konkretnie pracuje nad projektem,
• kiedy przechodzą na Ciebie prawa autorskie i pliki źródłowe,
• co dzieje się po oddaniu projektu.

Brief plus taka tabela to najprostszy sposób, żeby wybór opierał się na faktach, a nie na tym, czyja prezentacja była ładniejsza.

Krótki szablon

Jeśli chcesz zacząć od razu, skopiuj te nagłówki i odpowiedz na każdy w kilku zdaniach:

1. Firma i produkt
2. Cel projektu i jak zmierzymy sukces
3. Odbiorcy
4. Zakres: co ma powstać, co już mamy
5. Termin i dlaczego właśnie ten
6. Budżet w widełkach
7. Kto decyduje
8. Kryteria wyboru
9. Do kiedy i w jakiej formie czekamy na ofertę

Jeśli na część pytań nie znasz odpowiedzi, to też jest informacja. Na pierwszej, bezpłatnej rozmowie przechodzimy przez nie razem, a potem przygotowujemy ofertę w trzech wariantach, każdy z zakresem, harmonogramem i ceną.