Agent AI czy zwykła automatyzacja? Jak wybrać dla procesu w firmie

Pod hasłem „wdrożenie AI” kryją się trzy różne rzeczy. Wybór między nimi decyduje o koszcie, o tym, jak często coś pójdzie nie tak, i o tym, czy ktokolwiek będzie umiał wyjaśnić, dlaczego system zrobił to, co zrobił.

Trzy poziomy

1. Automatyzacja na regułach. „Gdy przyjdzie faktura na adres faktury@, zapisz załącznik w folderze i dodaj wiersz w arkuszu.” Kroki są z góry znane, system wykonuje je zawsze tak samo. Narzędzia takie jak n8n, Make czy Zapier robią to tanio i przewidywalnie.
2. Automatyzacja z krokiem AI. Ten sam przepływ, ale w jednym miejscu model językowy robi coś, czego reguła nie umie: czyta treść wiadomości i ją klasyfikuje, wyciąga dane z nieustandaryzowanego dokumentu, pisze szkic odpowiedzi. Kolejność kroków nadal ustalasz Ty.
3. Agent. Model dostaje cel i zestaw narzędzi (wyszukiwanie w bazie, wysłanie e-maila, utworzenie zadania) i sam decyduje, które z nich użyć i w jakiej kolejności, aż uzna, że cel jest osiągnięty.

Im wyżej, tym więcej elastyczności, ale też mniej przewidywalności i wyższy koszt każdego uruchomienia.

Jak wybrać

Zadaj o swoim procesie pięć pytań:

• Czy kroki są zawsze takie same? Jeśli tak, wystarczy automatyzacja na regułach. Agent nie wnosi tu nic poza ryzykiem.
• Czy dane wejściowe są nieuporządkowane? E-maile pisane przez ludzi, skany, notatki ze spotkań. Wtedy przyda się krok AI, który zamieni je w uporządkowane dane.
• Czy kolejność kroków zależy od treści sprawy? Na przykład zapytanie klienta raz wymaga sprawdzenia zamówienia, raz dokumentacji, a raz przekazania do handlowca. Dopiero tu agent zaczyna mieć sens.
• Ile kosztuje pomyłka? Błędnie przypisana kategoria w CRM to drobiazg. Błędnie wysłana oferta albo zwrot pieniędzy to już nie. Im droższa pomyłka, tym niżej na liście poziomów warto zostać, albo tym więcej kontroli człowieka trzeba dodać.
• Czy trzeba umieć wyjaśnić decyzję? Procesy objęte audytem czy przepisami wymagają śladu, dlaczego coś się stało. Reguły dają go od ręki, agenta trzeba do tego specjalnie przygotować.

W praktyce najczęściej najlepszy jest poziom drugi: przewidywalny przepływ z jednym albo dwoma krokami AI i akceptacją człowieka tam, gdzie pomyłka kosztuje.

Jeśli jednak agent

Agent ma sens, gdy sprawy są naprawdę różne, a ręczne obsłużenie każdej zajmuje dużo czasu. Wtedy warto od początku zadbać o kilka rzeczy:

• Najmniejsze możliwe uprawnienia. Agent, który ma czytać zamówienia, nie potrzebuje prawa do ich anulowania. Każde narzędzie, które coś zmienia albo wysyła na zewnątrz, to osobna decyzja.
• Człowiek przy nieodwracalnych krokach. Wysłanie wiadomości do klienta, zmiana w systemie księgowym, płatność: agent przygotowuje, człowiek zatwierdza. Zwłaszcza na początku.
• Limity. Maksymalna liczba kroków i koszt jednego zadania. Agent, który się zapętli, potrafi wygenerować zaskakujący rachunek.
• Zapis każdego kroku. Co agent zobaczył, które narzędzie wybrał i z jakim wynikiem. Bez tego trudno poprawić błąd, a łatwo stracić zaufanie zespołu.
• Zestaw przypadków testowych. Kilkadziesiąt prawdziwych, zanonimizowanych spraw z oczekiwanym wynikiem. Po każdej zmianie promptu czy modelu sprawdzasz, czy wyniki się nie pogorszyły.

Modele językowe potrafią mylić się z pełnym przekonaniem. O tym, jak to ograniczać, pisaliśmy w artykule o halucynacjach AI.

Jak to mierzyć

Przed wdrożeniem zmierz obecny proces: ile spraw miesięcznie, ile czasu zajmuje jedna, ile jest błędów. Po wdrożeniu mierz to samo, plus odsetek spraw, które system musiał oddać człowiekowi, i koszt jednej sprawy. Jeśli nie da się tego zmierzyć, trudno będzie powiedzieć, czy wdrożenie się opłaciło.

Od czego zacząć

Od listy procesów, a nie od technologii. Opisz, co dzieje się krok po kroku, gdzie są nieuporządkowane dane i ile kosztuje pomyłka. Taka lista sama podpowie, gdzie wystarczy reguła, a gdzie potrzeba czegoś więcej. Jak ją przygotować, opisaliśmy w artykule o audycie przed wdrożeniem AI.

Od takiego audytu zaczyna się każde nasze wdrożenie. AI Boost zaczyna się od 13 000 zł netto. Więcej przeczytasz na stronie AI Boost.